Personvernerklæring for Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB)

NVB inneholder vitnemål for fullført og bestått videregående opplæring i Norge. Denne personvernserklæringen beskriver hvordan vi håndterer personopplysningene dine i NVB.

Om Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB)

NVB er en database med vitnemål for fullført og bestått videregående opplæring i Norge driftet av Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning.

NVB inneholder de fleste elektroniske vitnemål fra videregående skoler utstedt fra og med år 2000. De skoleadministrative systemer ved videregående skoler i Norge sender elektroniske vitnemål til NVB.

Vitnemålene i NVB brukes hovedsakelig til saksbehandling i opptaket til høyere utdanning gjennom Samordna opptak (SO). Vitnemålene blir kontrollert og kvalitetssikret før de blir lagret i NVB.

Hva er en personvernerklæring?

Formålet med personvernerklæringen er å gi deg informasjon om:

  • hvilke personopplysninger vi behandler
  • hvordan de blir behandlet
  • hvem som er ansvarlig for behandlingen
  • hvilke rettigheter du har
  • hvem du kan kontakte for mer informasjon

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan NVB håndterer personopplysningene dine.

Hva regnes som personopplysninger?

Personopplysninger er alle former for data, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Opplysninger som kan identifisere en konkret person, regnes som personopplysninger.

Personopplysninger om deg, som blir registrert og behandlet ved NVB, er knyttet til vitnemålene dine.

Formålet med og rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger i NVB

Formål

Formålet med å samle inn og lagre personopplysningene dine i NVB er:

  • Å gjøre det mulig å bruke vitnemålsdataene dine som saksbehandlingsgrunnlag dersom du søker om opptak til høyere utdanning etter universitets- og høyskoleloven. Det er nødvendig å behandle dine personopplysninger for å påse korrekt bruk av vitnemålsdataene dine i forbindelse med opptak til grunnutdanningen ved universiteter og høyskoler.
  • Å øke kvalitetssikringen av vitnemålsføringen. Vi sikrer kvaliteten gjennom kontrollprogrammet som kjøres når vitnemål importeres til NVB. Vi kontrollerer at utsteder har ført vitnemålet i henhold til regelverket for føring av vitnemål.
  • Å bidra med data til ulike instanser for statistikkbruk og forskning, blant annet ved å gi statistikk til Kunnskapsdepartementet, Utdanningsdirektoratet og skolene.

Rettslig grunnlag

Behandlingen hjemles i lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) § 8 og General Data Protection Regulation (GDPR) art. 6 nr. 1 bokstav e. Behandlingen er nødvendig for å utøve offentlig myndighet, og for å utøve en oppgave i allmennhetens interesse.

I de tilfeller hvor personopplysningene brukes i forbindelse med en søknad om opptak til høyere utdanning, er supplerende rettsgrunnlag universitets- og høyskoleloven § 4-16 (Samordna opptak) og § 4-15 (lokale opptak).

Hvilke personopplysninger blir behandlet i NVB?

Følgende personopplysninger kan bli behandlet i NVB:

  • navnet ditt
  • fødselsnummer/D-nummer (11 siffer)
  • vitnemålsnummer
  • gjennomført utdanning med utdanningsprogram, programområder, fag, oppnådd kompetanse og år
  • omfang på fagene, fagkode, fagnavn, standpunktkarakter, eksamenskarakter, eksamensform, år faget er bestått, fagmerknader og sum omfang
  • vitnemålsmerknader
  • karakterer i orden og atferd
  • fravær i dager og timer
  • utstedelsesdato, skole, rektor og eventuelt andre som signerer vitnemål
  • eventuell annullering av vitnemålet og årsak for annullering

Per i dag blir det ikke lagret eller behandlet sensitive personopplysninger om deg i NVB.

Se eksempel på et vitnemål

NVB mottar personopplysninger fra fire typer kilder:

  1. Offentlige videregående skoler
  2. Privatskoler
  3. Fagopplæringskontorer
  4. Eksamenskontorer

Kvalitetssikring av vitnemålsdata i NVB

Vitnemål som blir sendt NVB blir først sjekket for gyldighet. Det betyr at vitnemålsfilen inneholder data på riktig format og at avsender og vitnemål i filen er godkjent for innsending og behandling i NVB.

Deretter kontrolleres det at det førte utdanningsløpet - utdanningsprogrammet og kombinasjonen av programområder - er et godkjent løp i tilbudsstrukturen for videregående opplæring.

Til slutt kontrolleres fagsammensetning og karakterføring opp mot regelverket gitt av Kunnskapsdepartementet og Utdanningsdirektoratet.

Passerer vitnemålet alle kontrollene, blir vitnemålet importert til NVB og lagret der. Dersom utsteder oppdager senere at vitnemålet likevel ikke er godkjent, blir det fremdeles lagret i NVB, men får status som annullert.

Bruk av vitnemålsdata ved søknad om opptak til studier

Det gjøres flere beregninger på grunnlag av innholdet i importerte vitnemål. Beregningene blir brukt i saksbehandlingen av søknader om opptak til høyere utdanning. Personopplysningene i vitnemålene blir brukt til å knytte vitnemålsdataene til en eventuell søknad om opptak. Dette gjør at denne dokumentasjonen kan saksbehandles automatisk i henhold til universitets- og høyskoleloven. Eksempelvis kontrolleres det om vitnemålsdataene oppfyller opptakskravene for ulike utdanninger. Det beregnes gjennomsnittskarakter og eventuelle tilleggspoeng som brukes i rangeringen av søkere.

Annullerte vitnemål vil ikke bli brukt i saksbehandlingen.

Bruk av vitnemålsdata i statistikk og forskning

Vitnemålsdataene i NVB blir brukt sammen med opptaksdata som grunnlag for statistikker og analyser. Slik bruk skjer blant annet på oppdrag fra Kunnskapsdepartementet, Stortinget, ulike fagutvalg, media, forskere og andre interessenter. Vitnemålsdataene blir årlig utlevert til Statistisk sentralbyrå som forskningsgrunnlag. Vitnemålsdata og beregninger utført av kontrollprogrammet blir brukt av skolene og skoleeiere i deres arbeid med vitnemålsproduksjon. Unit bruker vitnemålsdata for egne analyser.

Hvor lenge lagrer vi personopplysningene dine?

I utgangspunktet lagres personopplysningene dine i NVB uten tidsavgrensning. I praksis vil det si at personopplysningene blir lagret for alltid, men det langsiktige formålet er begrenset til statistiske formål i samfunnets interesse, jf. personopplysningsloven § 8.

I praksis blir personopplysningene lagret så lenge de tjener statistiske formål i samfunnets interesse, jf. personopplysningsloven § 8.

Vi utleverer personopplysningene dine til andre

Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data som ikke er til eget system. Det omfatter både den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne.

NVB vil kunne utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si eksterne databehandlere, i de tilfellene der det anses som nødvendig.

Personopplysningene dine blir ikke utlevert til land utenfor EU/EØS eller til noen internasjonale organisasjoner.

 Personopplysningene dine kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter:

  1. Universiteter og høgskoler
  2. Statistisk sentralbyrå (SSB)
  3. Andre parter som etter offentleglova har krav på innsyn i personopplysningene dine
  4. Andre instanser etter andre lover 

1. Universiteter og høgskoler

Hvis du søker opptak til universiteter eller høgskoler, vil søknaden din i de aller fleste tilfeller bli behandlet av ett eller flere universiteter/høgskoler. Det kan hende at ett lærested behandler søknaden din på vegne av alle andre universiteter/høgskoler du har søkt. Saksbehandlende lærested(er) vil få vitnemålet/-ene dine i NVB overført fra SO, og de vil behandle og lagre personopplysninger på vitnemålet/-ene dine.

2. Statistisk sentralbyrå (SSB)

Unit sender alle vitnemål i NVB til SSB på årlig basis.

3.  Andre parter som etter offentleglova har krav på innsyn i personopplysningene dine

Bestemmelsene i personopplysningsloven vil ikke gi begrensninger i tilfeller hvor Unit mottar begjæringer om innsyn iht. bestemmelsene i offentleglova og der henvendelsen gjelder dokumenter (sammenstillinger) med personopplysninger fra NVB, jf. GDPR art. 86. Det kan likevel hende at enkelte personopplysninger blir unntatt grunnet lovbestemt taushetsplikt eller med hjemmel i unntaksbestemmelser i offentleglova. Derfor kan det forekomme at Unit gir innsyn i personopplysninger om deg til andre parter enn de som er nevnt i denne personvernerklæringen. Det skjer hvis vi etter en konkret vurdering kommer til at de har rett til innsyn etter offentleglova.

4.  Andre instanser etter andre lover 

Personopplysninger kan bli utlevert til andre instanser der dette er hjemlet i lov eller forskrift, eller dersom de oppfyller vilkårene for rettslig grunnlag etter GDPR og personopplysningsloven.

Sikkerheten rundt personopplysningene dine  

For å sikre personopplysningene dine er det iverksatt flere sikkerhetstiltak. 

Vi gjennomfører regelmessig sikkerhetstesting og kvalitetstesting av registrerte data og systemer. Personopplysningene brukes også i denne sammenhengen.

Unit gjennomfører regelmessige risiko- og sårbarhetsanalyser av systemene.

Rettighetene dine

Rett til informasjon og innsyn

Du har krav på å få informasjon om hvordan NVB behandler personopplysningene dine. Denne personvernerklæringen er ment å inneholde den informasjonen du har rett til å få.

Du har også rett til få innsyn i alle personopplysninger som er registrert om deg og til å få utlevert en kopi av personopplysninger om deg, dersom du ønsker det.

Hva som er lagret om deg i NVB kan du se under elektroniske vitnemål og dokumenter i Samordna opptaks søkerportal: sok.samordnaopptak.no

Rett til korrigering

Du har rett til å få uriktige personopplysninger om deg korrigert. Du har også rett til å få ufullstendige personopplysninger om deg supplert.

Dersom du mener at vi har registrert feil eller mangelfulle personopplysninger om deg, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner og eventuelt dokumenterer hvorfor du mener personopplysningene er feil eller mangelfulle.

Rett til å begrense behandlingen

I enkelte tilfeller kan du ha rett til å kreve at behandlingen av dine personopplysninger blir begrenset. Begrensning av personopplysninger vil si at personopplysningene fortsatt blir lagret, men at mulighetene for videre behandling begrenses.

Mener du at personopplysningene dine er feil eller mangelfulle, eller har fremmet en innsigelse mot behandlingen (se mer om dette under)? Da kan du har rett til å kreve at behandlingen av personopplysningene dine midlertidig blir begrenset. Det vil si at behandlingen blir begrenset inntil vi ev. har rettet personopplysningene dine, eller har fått vurdert om innsigelsen din er berettiget.

I andre tilfeller kan du også kreve en mer permanent begrensning av personopplysningene dine. For å ha rett til å kreve begrensning av personopplysningene dine, må vilkårene i personopplysningsloven og GDPR artikkel 18 være oppfylte. Dersom vi mottar en henvendelse fra deg om begrensning av personopplysninger, vil vi vurdere om lovens vilkår er oppfylt.

Rett til sletting

I noen tilfeller har du rett til å kreve at vi sletter personopplysninger om deg. Retten til sletting er ikke en ubetinget rett. Hvorvidt du har rett til sletting må vurderes i lys av gjeldende lover om personvern, det vil si personopplysningsloven og GDPR. Dersom du ønsker å få slettet personopplysningene dine, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner hvorfor du ønsker at personopplysningene blir slettet. Om mulig må du også opplyse hvilke personopplysninger du ønsker å få slettet. Vi vil da vurdere om vilkårene for å kreve sletting i loven er oppfylt. Vær oppmerksom på at lovverket i enkelte tilfeller gir oss anledning til å gjøre unntak fra retten til sletting. For eksempel når vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser som arkivering, forskning og statistikk.

Rett til å fremme innsigelse

Du kan ha rett til å fremme en innsigelse mot behandlingen. Det vil si at du kan protestere mot behandlingen, dersom du har et særskilt behov for å få stanset behandlingen, f.eks. hvis du har et beskyttelsesbehov, fortrolig adresse, eller lignende. Innsigelsesretten er ikke en ubetinget rett. Den avhenger av hva som er det rettslige grunnlaget for behandlingen og om du har et særskilt behov. Vilkårene går frem av GDPR artikkel 21. Fremmer du en innsigelse mot behandlingen, vil vi vurdere om vilkårene for å fremme en innsigelse er oppfylt. Dersom vi kommer til at du har rett til å protestere mot behandlingen, og at innsigelsen er berettiget, vil vi stanse behandlingen. Du vil da også kunne kreve sletting av opplysningene. Vær oppmerksom på at vi i enkelte tilfeller likevel kan gjøre unntak fra sletting, f.eks. hvis vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser.

Rett til å klage over behandlingen

Dersom du mener vi ikke har behandlet personopplysningene på en korrekt og lovlig måte, eller hvis du mener at vi ikke har klart å oppfylle dine rettigheter, har du mulighet til å klage over behandlingen. Du finner informasjon om hvordan du kan kontakte oss nederst på denne siden.

Dersom vi ikke tar klagen din til følge, har du mulighet til å fremme klagen for Datatilsynet. Datatilsynet er ansvarlig for å kontrollere at norske virksomheter overholder bestemmelsene i personopplysningsloven og GDPR ved behandling av personopplysninger.

Kontakt

Behandlingsansvarlig

Unit er behandlingsansvarlig for personopplysninger i NVB, jf. GDPR art. 4 nr. 7.

Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter som er omtalt ovenfor, kan du ta kontakt på e-post til nvb-drift@samordnaopptak.no. Vi vil behandle din henvendelse uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.

Personvernombud

Unit har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både de registrerte og de ansatte. Personvernombud for administrative behandlinger av personopplysninger ved Unit kan du kontakte på e-post: personvernombud@unit.no

Tjenesteleverandør

Unit er tjenesteleverandør av NVB. Det vil si at Unit utvikler og forvalter NVB og at Unit har det daglige ansvaret for driften av NVB. Derfor har utvalgte personer ved Unit tilgang til alle personopplysninger som er registrert i Unit, og med det også personopplysninger som sendes til og fra NVB.

Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT), ved Universitetet i Oslo (UiO), drifter NVB. Det vil si at UiO har ansvaret for sikkerheten knyttet til serverne som oppbevarer personopplysningene dine.

Publisert 25. jan. 2019 09:39 - Sist endret 25. jan. 2019 09:39