Personvernerklæring for Samordna opptak

Når du søker opptak til studier blir personopplysningene dine registrert, behandlet og lagret i Samordna opptak (SO) og tilknyttede studieadministrative systemer på institusjonene. Dette gjør vi for å kunne behandle søknaden din. Denne personvernerklæringen beskriver hvordan vi håndterer personopplysningene dine.

Kort om Samordna opptak (SO)

Samordna opptak (SO) ble opprettet i 1994 av Utdannings- og forskningsdepartementet (nå Kunnskapsdepartementet) som et service- og koordineringsorgan for opptak til grunnutdanninger ved universiteter og høgskoler. Samordna opptak er en tjeneste ved Unit – Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning og koordinerer i dag opptaket til 27 universiteter og høgskoler.

Når du søker om opptak gjennom SO vil personopplysningene dine bli registrert, behandlet og lagret i SO og tilknyttede studieadministrative systemer på institusjonene.

Hva er en personvernerklæring?

Formålet med personvernerklæringen er å informere deg om

  • hvilke personopplysninger som vi behandler
  • hvordan de blir behandlet
  • hvem som er ansvarlig for behandlingen
  • hvilke rettigheter du har
  • hvem du kan kontakte for mer informasjon

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan SO håndterer personopplysningene dine.

Hva regnes som personopplysninger?

Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning er om opplysningen kan identifisere deg.

Personopplysninger om deg, som blir registrert og behandlet ved SO, er knyttet til søknaden din.

Formålet med og rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger i SO

Formål

Formålet med å samle inn og lagre personopplysningene dine er å gjøre det mulig å saksbehandle søknaden din om opptak til høyere utdanning etter universitets- og høyskoleloven. For at SO skal behandle søknaden din, er det nødvendig å bruke personopplysningene dine.

Rettslig grunnlag

Behandlingen hjemles i bestemmelser i lov om universiteter og høyskoler (universitets- og høyskoleloven), og lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) og GDPR art. 6 nr. 1 bokstav e og nr. 3 bokstav b. Behandlingen er nødvendig for å utøve offentlig myndighet, og for å oppfylle og overholde bestemmelser i universitets- og høyskoleloven.

I enkelte tilfeller har vi også valgt å supplere det rettslige grunnlaget med samtykkeerklæringer.

Hvilke personopplysninger blir behandlet i SO?

Følgende personopplysninger kan bli behandlet i SO:

  • navnet ditt
  • fødselsnummer/D-nummer/S-nummer (11 siffer)
  • kjønn
  • kontaktinformasjon
  • utdanningsbakgrunn
  • morsmål
  • annen informasjon du oppgir i søknaden
  • samtykker du har gitt.

Det blir ikke lagret eller behandlet sensitive personopplysninger om deg i SO sine datasystemer.

Har du søkt gjennom SO tidligere?

Da kan blir følgende opplysninger brukt om igjen:

  • vedtak om generell studiekompetanse
  • om du har fått maksimalt antall tilleggspoeng for militærtjeneste, fagskole, høyere utdanning eller folkehøgskole

I søkerportalen ser du hvilke opplysninger som er registrert om deg.

Personopplysningene dine kan hentes fra

Universiteter/høgskoler

Hvis du søker om opptak og har oppnådd resultater ved et annet universitet/høyskole, kan du samtykke til resultatutveksling. Når du har gitt samtykke, kan en saksbehandler hente inn alle resultatene dine fra alle institusjoner i Norge som bruker Felles studentsystem (FS) og er med i SO. Det vil i praksis si de aller fleste universiteter og høgskoler i Norge, med noen unntak. Vi henviser til institusjonens personvernerklæring for mer informasjon om behandling av personopplysningene dine.

Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB)

Dersom du har vitnemål i NVB, blir disse utlevert til lærestedene du har søkt. Gyldig(e) vitnemål blir lagt til grunn for saksbehandlingen.

Kontakt- og reservasjonsregisteret (KRR)

SO henter inn e-postadressen og mobilnummeret ditt fra Kontakt- og reservasjonsregisteret (KRR).

Hvis du ikke ønsker at vi skal kunne hente inn digital kontaktinformasjon, kan du reservere deg fra dette i KRR.

Det sentrale folkeregisteret (DSF)

For at navnet ditt skal være riktig registrert i SO, henter vi det inn fra DSF.

Automatisk saksbehandling

Mye saksbehandling i SO blir gjort automatisk. Dersom du søker opptak med et gyldig elektronisk vitnemål i NVB, vil din søknad helt eller delvis bli behandlet automatisk av opptakssystemet til SO.

Opptakssystemet finner ut om du har generell studiekompetanse, regner ut karakterpoengene dine fra vitnemålet, legger til eventuelle tilleggspoeng for språk- og realfag, sjekker om du dekker eventuelle spesielle opptakskrav, finner ut hvilke opptakskvoter du kan konkurrere i, og gir deg tilleggspoeng for alder og/eller kjønn dersom du har krav på det.

Dersom du i tidligere opptak har søkt gjennom SO og har fått tildelt maksimalt med tilleggspoeng for militærtjeneste, fagskole, høyere utdanning eller folkehøyskole, vil også dette legges til poengberegningen din automatisk.

Har du lastet opp eller sendt inn dokumentasjon, blir dokumentasjonen behandlet manuelt av en saksbehandler. Den automatiske behandlingen av søknaden din blir deretter justert.

Opptakssystemet utfører også delvis eller helautomatisk saksbehandling for tildeling av studieplass.

Hvor lenge lagrer vi personopplysningene dine?

Dersom du laster opp dokumenter i søkerportalen, blir disse i utgangspunktet lagret i ett år med mindre du har samtykket til at dokumentene skal lagres i tre år.

Vi beholder personopplysningene dine etter at opptaket er ferdig, men bruksområdet blir begrenset til statistiske formål. I praksis vil det si at personopplysningene blir lagret for alltid, men vi bruker dem kun til statistiske formål i samfunnets interesse. 

Vi utleverer personopplysningene dine til andre

Utlevering av data defineres som enhver avgivelse av data som ikke er til eget system, til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne.

Personopplysningene dine blir ikke utlevert til land utenfor EU/EØS, eller til noen internasjonale organisasjoner.

Personopplysningene dine kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter

Universiteter og høgskoler

Når du søker opptak, vil søknaden din i de aller fleste tilfeller bli behandlet av ett eller flere universiteter/høgskoler. Det kan være at de vil behandle søknaden din på vegne av alle universitetene/høgskolene du har søkt ved. De vil i disse tilfellene behandle og lagre personopplysninger om deg knyttet til søknaden din. Dette er i all hovedsak personopplysninger som du selv har registrert i søknaden din.

Hvis du har oppnådd resultater ved universiteter/høgskoler og ønsker å benytte disse i forbindelse med søknad om opptak, kan du samtykke til resultatutveksling. Når du har gitt samtykket, kan en saksbehandler hente inn alle resultatene dine fra alle institusjoner i Norge som bruker FS og som er med i det samordnete opptaket.

Statistisk sentralbyrå (SSB)

SO sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til SSB for statistiske formål. Dette er personopplysninger som er relatert til opptaket.

Andre parter som etter offentleglova har krav på innsyn i personopplysningene dine

I tilfeller hvor SO mottar begjæringer om innsyn iht. bestemmelsene i offentleglova, vil bestemmelsene i personopplysningsloven ikke gi begrensninger i denne innsynsretten der henvendelsen gjelder personopplysninger. Det kan likevel hende at enkelte av personopplysningene blir unntatt fra innsyn grunnet lovbestemt taushetsplikt eller med hjemmel i unntaksbestemmelser i offentleglova.

Det kan forekomme at SO gir innsyn i personopplysninger om deg til andre parter enn det som er nevnt i denne personvernerklæringen, hvis vi etter en konkret vurdering kommer til at de har rett til innsyn etter offentleglova.

Andre offentlige instanser etter andre lover

Personopplysninger kan bli utlevert til andre offentlige instanser hvor det rettslig grunnlaget er hjemlet i lov eller forskrift, eller hvor de oppfyller kravet om rettslig grunnlag etter GDPR og personopplysningsloven.

Sikkerheten rundt personopplysningene dine

For å sikre personopplysningene dine er det iverksatt flere sikkerhetstiltak. 

  • Vi loggfører registreringer knyttet til søknaden din med IP-adresse og tidspunkt.
  • Vi gjennomfører regelmessig sikkerhets- og kvalitettesting av registrerte data og systemer.
  • Vi gjennomfører regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyse av systemene.

Kvalitetssikring av opptak

For å opprettholde gode systemer og kvalitetssikre at opptak blir gjennomført korrekt, bruker vi informasjon om deg i forbindelse med simulering og kvalitetsjekking av opptak.

Sikkerhet i ID-porten

Sikkerhet knyttet til bruk av ID-porten.

Sikkerhet utenom ID-porten

Logger du inn uten ID-porten, gir ikke dette sikker autentisering. Hvis du ikke logger inn med ID-porten, blir eventuelle elektroniske vitnemål fra NVB ikke vist frem eller brukt i saksbehandlingen. Du har heller ikke mulighet til å hente oppnådde resultater fra universiteter og høgskoler i Norge.

Bruk av informasjonskapsler (cookies)

SO bruker informasjonskapsler på de åpne nettsidene. Disse brukes til

  • Statistikk og analyse
  • Innlogging og administrasjon av nettstedet

Informasjon i informasjonskapslene er anonymisert. Det betyr at vi ikke kan knytte informasjon om hvordan du bruker nettstedet til deg som enkeltperson.

SO bruker også informasjonskapsler for å gjøre det mulig å logge inn på søkerportalen. Det blir ikke lagret personinformasjon i disse informasjonskapslene. Informasjonskapslene blir slettet når du logger ut, eller når stenger nettleseren.

Du kan hindre at informasjonskapsler blir lagret på datamaskinen din ved å endre innstillingene i nettleseren.

Rettighetene dine

Rett til informasjon og innsyn
Du har krav på å få informasjon om hvordan SO behandler personopplysningene dine. Denne personvernerklæringen er ment å inneholde den informasjonen du har rett på.

Du har også rett til å få innsyn i alle personopplysninger som er registrert om deg og til å få utlevert en kopi av personopplysninger om deg, dersom du ønsker det.

Rett til korrigering
Du har rett til å få uriktige personopplysninger om deg korrigert. Du har også rett til å få ufullstendige personopplysninger om deg supplert.

Dersom du mener vi har registrert feil eller mangelfulle personopplysninger om deg, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner og eventuelt dokumenterer hvorfor du mener personopplysningene er feil eller mangelfulle.

Rett til å begrense behandlingen
I enkelte tilfeller kan du ha rett til å kreve at behandlingen av personopplysningene dine blir begrenset. Dette innebærer at personopplysningene dine fortsatt blir lagret, men at mulighetene for videre behandling blir begrenset.

Dersom du mener at personopplysningene dine er feil eller mangelfulle, eller du har fremmet en innsigelse mot behandlingen, har du rett til å kreve at behandlingen av personopplysningene dine midlertidig blir begrenset. Det vil si at behandlingen blir begrenset inntil vi eventuelt har rettet personopplysningene dine, eller har fått vurdert om innsigelsen din er berettiget.

I andre tilfeller kan du også kreve en mer permanent begrensning av personopplysningene dine. For å ha rett til å kreve begrensning av personopplysningene dine, må vilkårene i personopplysningsloven og GDPR artikkel 18 være oppfylt. Dersom vi mottar en henvendelse fra deg om begrensning av personopplysninger, vil vi vurdere om lovens vilkår er oppfylt.

Rett til sletting
I noen tilfeller har du rett til å kreve at vi sletter personopplysninger om deg. Retten til sletting er ikke en ubetinget rett.Om du har rett til sletting blir vurdert i lys av personopplysningsloven og GDPR. Dersom du ønsker å få slettet personopplysningene dine, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner hvorfor du ønsker at personopplysningene dine blir slettet og opplyser hvilke personopplysninger du ønsker å få slettet. Vi vil da vurdere om vilkårene for å kreve sletting i loven er oppfylt.

Vær oppmerksom på at lovverket i enkelte tilfeller gir oss anledning til å gjøre unntak fra retten til sletting. For eksempel vil dette være tilfelle når vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter Universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser som arkivering, forskning og statistikk.

Rett til å fremme innsigelse
Du kan ha rett til å fremme en innsigelse mot behandlingen, det vil si protestere mot behandlingen, dersom du har et særskilt behov for å få stanset behandlingen. Dette kan for eksempel gjelde hvis du har et beskyttelsesbehov, fortrolig adresse, eller lignende. Innsigelsesretten er ikke en ubetinget rett, og den avhenger av hva som er det rettslige grunnlaget for behandlingen, og om du har et særskilt behov. Vilkårene går frem av GDPR artikkel 21.

Hvis du fremmer en innsigelse mot behandlingen, vil vi vurdere om vilkårene for å fremme en innsigelse er oppfylt. Dersom vi kommer frem til at du har rett til å protestere mot behandlingen, og at innsigelsen er berettiget, vil vi stanse behandlingen og du vil også kunne kreve sletting av opplysningene. Vær oppmerksom på at vi i enkelte tilfeller likevel kan gjøre unntak fra sletting, for eksempel hvis vi er nødt til å lagre personopplysningene dine for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser.

Rett til å klage over behandlingen
Dersom du mener vi ikke har behandlet personopplysningene dine på en korrekt og lovlig måte, eller hvis du mener at vi ikke har klart å oppfylle rettighetene dine, kan du klage på behandlingen. Du finner kontaktinformasjon under.

Dersom vi ikke tar klagen din til følge, kan du fremme klagen for Datatilsynet. Datatilsynet er ansvarlig for å kontrollere at norske virksomheter overholder bestemmelsene i personopplysningsloven og GDPR ved behandling av personopplysninger.

Kontakt SO

Behandlingsansvarlig
Unit er behandlingsansvarlig for personopplysninger i SO, jf. personopplysningsloven § 2 nr. 4.

Dersom du ønsker å benytte deg av rettighetene dine, kan du sende e-post til behandlingsansvarlig@samordnaopptak.no. Vi behandler henvendelsen din uten ugrunnet opphold og senest innen 30 dager.

Personvernombud

Unit har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både søkere og ansatte. Personvernombud for administrative behandlinger av personopplysninger ved Unit kan du kontakte på: personvernombud@unit.no

Tjenesteleverandør

Unit er tjenesteleverandør av SO. Det vil si at Unit utvikler og forvalter SO og har det daglige ansvaret for driften av SO. Gjennom dette arbeidet har utvalgte personer ved Unit tilgang til alle personopplysninger som er registrert i Unit og personopplysninger som sendes til og fra SO.

Du kontakter SO ved Unit på: postmottak@samordnaopptak.no

Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT) ved Universitetet i Oslo (UiO) drifter SO. Det vil si at UiO har ansvaret for sikkerheten knyttet til serverne som oppbevarer personopplysningene dine.

Publisert 2. jan. 2014 13:46 - Sist endret 12. okt. 2018 13:42